La vita ai tempi del coronavirus: chiedici aiuto se vuoi passare al remote working

Dopo le notizie del weekend sulla diffusione del coronavirus siamo tutti scossi e preoccupati. E in Soisy ci siamo chiesti se le nostre metodologie di remote working possano in qualche modo aiutare.

In questo momento la nostra collettività fronteggia infatti un dilemma di non facile soluzione: da un lato l’esigenza di limitare gli spostamenti per rallentarne la trasmissione (da cui la chiusura delle scuole e degli spazi pubblici); dall’altro la necessità di permettere alle persone di lavorare, perché un arresto dell’economia farebbe danni anche peggiori.

Noi di Soisy pensiamo che una rapida adozione del remote working nelle aziende di servizi, almeno per il tempo necessario a fermare la diffusione del contagio, possa contribuire a risolvere questo dilemma e rallentare la trasmissione del coronavirus. 

Siamo un’azienda che ha fatto del remoto uno dei suoi pilastri fin dalla fondazione: siamo in 23, ma abbiamo un ufficio con sole 3 postazioni e lavoriamo da 13 città diverse. 

Pensiamo che in questo momento sia nostro dovere mettere al servizio di tutti i nostri 5 anni di esperienza sul tema. Saremo quindi a disposizione per supportare chi voglia adottare un modello completamente remoto e per cominciare vogliamo dare in questo post 5 indicazioni su come fare.

1. Go fully remote

La nostra esperienza è che il remoto funziona solo se viene adottato in maniera estrema: se esiste un ufficio dove avvengono “troppe” interazioni dal vivo, chi non è presente ne sarà escluso e lavorerà male, lasciando come unica soluzione quella di tornare in ufficio. 

Il nostro primo consiglio è quindi di cominciare con una decisione estrema, obbligando tutte le persone a stare a casa per un certo numero di giorni, con l’unica eccezione di quelle per le quali il remoto non è possibile, per esempio perché hanno contatti fisici con i clienti o perché lavorano a una linea di produzione fisica. La mancanza di tempo per organizzarsi creerà probabilmente qualche intoppo operativo, ma per lavorare in remoto serve apprendimento, e prima si comincia a far pratica di remote working, prima si impara come si fa.

Inoltre, in un momento come questo, dove ogni ora è importante, lasciare a casa il maggior numero di persone nel minor tempo possibile è la decisione che più probabilmente può avere un impatto.

2. La cassetta degli attrezzi 

Lavorare da casa è possibile solo se si usano alcuni strumenti, tra i quali i più ovvi sono il pc e una mail consultabile in remoto. Ma questi non bastano, servono alcuni altri strumenti fondamentali.

Il primo è la messaggistica: un ufficio offre una possibilità di interazione sociale che con la mail si perde e che è essenziale per la felicità delle persone. Per ricrearla in remoto serve uno strumento come Telegram o Whatsapp, che si avvicini di più al concetto di conversazione. In Soisy usiamo Slack e lo riteniamo lo strumento più adatto. 

Il secondo è uno strumento di accesso remoto e condivisione dei file. Anche in questo caso esiste solo l’imbarazzo della scelta: per esempio sia Microsoft che Dropbox offrono soluzioni di questo tipo. Noi usiamo il Drive di Google, ma sospetto che questa scelta sia soprattutto una questione di gusto.

Infine, per quanto le conversazioni in chat siano affascinanti, l’interazione faccia a faccia tramite chiamata video resta essenziale. Noi usiamo Meet di Google (che ha anche il vantaggio di essere incluso nel pacchetto di Google Business) e Zoom, che costa di più ma ha una qualità molto alta.

L’elemento essenziale per una buona conversazione non è però lo strumento video, ma le cuffie: i semplici auricolari vanno bene solo in un ambiente estremamente silenzioso e per evitare crisi di nervi a chi ascolta sono necessarie delle cuffie con esclusione del rumore, come le Jabra Evolve 75 o Sennheiser Game One (e arrivato a questo punto vorrei chiarire che queste non sono sponsorizzazioni, sono solo le scelte che abbiamo fatto noi e che potrebbero cambiare in futuro 🙂 ).

Bastano pochi minuti per organizzare tutti questi strumenti e si può quindi cominciare in remoto immediatamente.

3. Security first

Uno dei vantaggi della sede fisica è che limitarne l’accesso tramite l’utilizzo dei badge permette di contenere i rischi di accesso indesiderato ai dati dell’azienda e dei suoi clienti, perché permette la centralizzazione dei dati e delle comunicazioni su un unico punto di accesso e un’unica rete cablata.
Invece il lavoro da remoto incrementa i rischi legati alla cybersecurity perché moltiplica i punti di accesso fisici e le reti attraverso cui avvengono scambi di dati e informazioni. 

Per questo problema fortunatamente esistono già molte soluzioni valide (es. VPN installate sui portatili abilitati al lavoro da remoto), ma queste soluzioni introducono anche dei vincoli che ostacolano il passaggio al remoto di un’organizzazione in poco tempo (es. autorizzazioni dei pc alla VPN, whitelisting delle applicazioni necessarie al remoto).

L’eventuale presenza di policy interne può inoltre porre ulteriori ostacoli, perché solitamente non sono pensate per il lavoro distribuito.

Il nostro consiglio è molto pragmatico: sacrificare tutto nella forma e nulla nella sostanza. Quindi derogare alle policy interne ma preoccuparsi dell’installazione delle VPN e delle autorizzazioni necessarie. Per organizzazioni molto grandi può essere sensato procedere per unità organizzative omogenee, partendo da quelle più semplici (per esempio quelle che hanno più disponibilità di portatili) e procedendo progressivamente con le altre.

4. Organizzazione e rituali

L’interazione in un ufficio consente un livello di improvvisazione che da remoto è più difficile: dalle riunioni improvvisate nell’ufficio di qualcuno agli aggiornamenti volanti mentre si prende un caffé. 

Anche in remoto si può ottenere lo stesso tipo di interazione, ma serve un maggior livello di pianificazione. Il nostro consiglio è di organizzare dei brevi (30 minuti) rituali settimanali dove confrontarsi sui problemi e di avere l’accortezza di organizzare in anticipo tutte le riunioni, magari dedicando 5 minuti al mattino a questo genere di pianificazione.

Un altro tema molto rilevante è la gestione dell’interazione di chi rimane in ufficio: è molto importante evitare che le interazioni fisiche creino una community che esclude chi lavora da casa, rendendo impossibile il lavoro. Una buona regola che applichiamo in Soisy è che anche quando siamo in ufficio ci connettiamo ognuno dal proprio PC, per creare parità di condizioni con chi non è presente.

5. Perdita di controllo

Il remoto implica inevitabilmente perdita di controllo da parte del management, abituato a vedere le persone in ufficio. Non c’è molto da fare su questo: chiedere alle persone di passare la giornata in videocall per simulare la presenza fisica non è sensato e non dà molto controllo in più sulla qualità del loro lavoro. 

A pensarci bene, il problema è proprio questo: anche in uno spazio fisico non si ha nessun controllo sul lavoro delle persone, ma solo sulla loro presenza. Il consiglio in questo caso non può che essere di rassegnarsi alla perdita di controllo e di farsi stupire dal fatto che non accadrà nulla: le persone continueranno a lavorare anche da casa e sceglieranno il modo migliore per interagire con il loro manager. In Soisy abbiamo avuto certamente più problemi con l’eccesso di lavoro che con la mancanza di impegno di chi lavora in remoto.

Tutti questi sono chiaramente solo dei consigli, che però dovrebbero essere sufficienti per gestire un rapido passaggio al remoto per un’emergenza di qualche settimana. 

E chissà che questo esperimento non permetta anche di sperimentare i vantaggi di questo modo di lavorare, che vanno dalla maggiore concentrazione alla maggiore felicità delle persone, e ragionare se non sia sensato adottarlo come modalità standard.

In ogni caso, se hai domande su come passare al remoto scrivici a pietro@soisy.it, nei limiti delle nostre possibilità cercheremo di aiutarti.

Pietro Cesati, CEO & founder

Andrea Sandro, Product owner & founder

Immagini: copertina